Regulamin świadczenia usług egzaminacyjnych TELC

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez Smart Vision School Sp. z o.o. usług związanych z organizacją i przeprowadzaniem egzaminów The European Language Certificates (TELC), w szczególności:

1. zasady rejestracji na egzamin;
2. zasady zawierania umowy;
3. prawa i obowiązki Stron;
4. zasady dokonywania płatności;
5. zasady organizacji egzaminu;
6. warunki rezygnacji z egzaminu;
7. zasady zwrotu opłat;
8. zasady składania reklamacji;
9. prawa konsumenta wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług egzaminacyjnych zawieranej pomiędzy Smart Vision School Sp. z o.o. a Kandydatem.

Organizator zapewnia Kandydatowi możliwość zapoznania się z treścią Regulaminu przed dokonaniem rejestracji.

Dokonanie rejestracji oznacza potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem oraz jego akceptację.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie:

1. na stronie internetowej Organizatora;
2. podczas procesu rejestracji;
3. w wiadomości e-mail przesyłanej Kandydatowi po dokonaniu zgłoszenia,

w sposób umożliwiający jego pozyskanie, utrwalenie i odtworzenie.

Regulamin obowiązuje wszystkich Kandydatów przystępujących do egzaminów organizowanych przez Smart Vision School Sp. z o.o., niezależnie od poziomu egzaminu oraz sposobu dokonania rejestracji.

Organizatorem usług objętych niniejszym Regulaminem jest:

Organizator jest licencjonowanym ośrodkiem egzaminacyjnym TELC, uprawnionym do organizowania egzaminów zgodnie z zasadami telc gGmbH z siedzibą w Bad Homburg (Niemcy).

Organizator działa na podstawie umowy licencyjnej oraz obowiązujących dokumentów i procedur egzaminacyjnych TELC.

Organizator – Smart Vision School Sp. z o.o.

TELC – międzynarodowy system egzaminów językowych The European Language Certificates.

telc gGmbH – spółka z siedzibą w Bad Homburg (Niemcy), będąca właścicielem i administratorem systemu egzaminacyjnego TELC.

Egzamin – egzamin TELC przeprowadzany zgodnie z obowiązującymi regulacjami i procedurami systemu TELC.

Usługa egzaminacyjna – usługa świadczona przez Organizatora obejmująca organizację udziału Kandydata w egzaminie TELC, w tym przyjęcie zgłoszenia, organizację procesu egzaminacyjnego, przeprowadzenie egzaminu zgodnie z procedurami TELC oraz przekazanie Kandydatowi informacji o wyniku egzaminu i certyfikatu wydanego przez telc gGmbH, po jego otrzymaniu przez Organizatora.

Kandydat – osoba ubiegająca się o udział w egzaminie organizowanym przez Organizatora.

Umowa – umowa o świadczenie usług egzaminacyjnych zawarta pomiędzy Organizatorem a Kandydatem na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

Rejestracja –proces zgłoszenia Kandydata obejmujący przesłanie formularza, dokonanie płatności oraz potwierdzenie udziału przez Organizatora.

Potwierdzenie rejestracji – wiadomość e-mail przesłana przez Organizatora potwierdzająca zawarcie umowy oraz rezerwację miejsca na egzamin.

Miejsce egzaminacyjne – indywidualnie zarezerwowane miejsce przeznaczone dla Kandydata podczas określonej sesji egzaminacyjnej.

Sesja egzaminacyjna – egzamin organizowany w określonym terminie.

Opłata egzaminacyjna – kwota należna Organizatorowi z tytułu świadczenia usług objętych niniejszym Regulaminem.

Zgłoszenie udziału w egzaminie następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora.

Formularz może zostać udostępniony za pośrednictwem strony internetowej Organizatora lub w inny sposób wskazany przez Organizatora.

W formularzu Kandydat zobowiązany jest podać dane niezbędne do przeprowadzenia procesu rejestracji oraz organizacji egzaminu, w szczególności:

1. imię i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. miejsce urodzenia;
4. dane kontaktowe;
5. wybrany termin egzaminu;
6. pozostałe informacje wymagane zgodnie z procedurami TELC.

Kandydat ponosi odpowiedzialność za prawidłowość oraz kompletność przekazanych danych.

W przypadku stwierdzenia błędów Organizator może zwrócić się do Kandydata o ich poprawienie lub uzupełnienie.

Przesłanie formularza rejestracyjnego nie oznacza:

1. zawarcia Umowy;
2. rezerwacji miejsca egzaminacyjnego;
3. potwierdzenia udziału w egzaminie.

Przesłanie formularza stanowi zgłoszenie zainteresowania udziałem w egzaminie oraz rozpoczęcie procesu rejestracji.

Po otrzymaniu formularza Organizator dokonuje jego weryfikacji.

W szczególności sprawdzane są:

1. kompletność danych;
2. dostępność miejsc;
3. możliwość organizacji egzaminu;
4. spełnienie wymagań formalnych.

Organizator może odmówić potwierdzenia rejestracji w szczególności w przypadku:

1. wyczerpania limitu miejsc;
2. zakończenia rejestracji;
3. niekompletnych lub nieprawidłowych danych;
4. braku możliwości organizacyjnych;
5. niedokonania opłaty w wyznaczonym terminie;
6. innych obiektywnych okoliczności uniemożliwiających prawidłową organizację egzaminu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub procedurami TELC.

Organizator nie ma obowiązku zawarcia Umowy z każdą osobą przesyłającą formularz rejestracyjny.

Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia Organizator przekazuje Kandydatowi informacje dotyczące wysokości opłaty egzaminacyjnej oraz sposobu jej dokonania.

Opłata może zostać dokonana:

1. przelewem bankowym;
2. za pośrednictwem systemu płatności elektronicznych;
3. w inny sposób wskazany przez Organizatora.

Jeżeli Organizator nie określi inaczej, opłata powinna zostać dokonana w terminie 3 dni od dnia przesłania informacji o możliwości dokonania płatności.

Jeżeli termin rejestracji upływa wcześniej niż termin wskazany w ust. 3, Kandydat zobowiązany jest dokonać opłaty najpóźniej do dnia zakończenia rejestracji, w terminie wskazanym przez Organizatora.

Brak dokonania opłaty w wyznaczonym terminie powoduje zakończenie procesu rejestracji dotyczącego wybranego terminu egzaminu. Organizator nie jest zobowiązany do dalszego utrzymywania możliwości zawarcia Umowy ani rezerwowania miejsca egzaminacyjnego.

Przed zawarciem Umowy Kandydat ma możliwość zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz innymi informacjami wymaganymi przepisami prawa, udostępnionymi przez Organizatora.

Umowa o świadczenie usług egzaminacyjnych zostaje zawarta z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków:

1. dokonania pełnej opłaty egzaminacyjnej;
2. otrzymania przez Organizatora pełnej opłaty egzaminacyjnej;
3. potwierdzenia przez Organizatora możliwości udziału Kandydata w wybranej sesji egzaminacyjnej;
4. przesłania Kandydatowi wiadomości e-mail potwierdzającej zakończenie procesu rejestracji.

Z chwilą zawarcia Umowy Organizator dokonuje rezerwacji miejsca egzaminacyjnego dla Kandydata podczas wybranej sesji egzaminacyjnej.

Do chwili zawarcia Umowy Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia, jeżeli wystąpią okoliczności uniemożliwiające organizację egzaminu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub procedurami TELC.

Jeżeli opłata zostanie dokonana po zakończeniu rejestracji lub po wyczerpaniu limitu miejsc, Organizator może:

1. zaproponować udział w innej sesji egzaminacyjnej;
2. zwrócić otrzymaną opłatę;
3. uzgodnić z Kandydatem inne rozwiązanie.

Z chwilą zawarcia Umowy Organizator dokonuje indywidualnej rezerwacji miejsca dla Kandydata podczas wybranej sesji egzaminacyjnej.

Liczba miejsc podczas każdej sesji egzaminacyjnej jest ograniczona i wynika w szczególności z:

1. wymagań organizacyjnych TELC;
2. liczby dostępnych stanowisk egzaminacyjnych;
3. liczby komisji egzaminacyjnych;
4. liczby egzaminatorów;
5. warunków lokalowych;
6. liczby materiałów egzaminacyjnych przeznaczonych dla danej sesji.

Rezerwacja miejsca powoduje wyłączenie tego miejsca z możliwości przydzielenia innemu Kandydatowi.

Organizator nie przyjmuje większej liczby Kandydatów niż liczba miejsc dostępnych podczas danej sesji egzaminacyjnej.

Rezerwacja miejsca obowiązuje wyłącznie dla terminu wskazanego w potwierdzeniu rejestracji i nie podlega automatycznemu przeniesieniu na inną sesję egzaminacyjną.

Miejsce egzaminacyjne ma charakter indywidualny i nie może zostać przeniesione przez Kandydata na inną osobę.

Po zawarciu Umowy Organizator niezwłocznie rozpoczyna wykonywanie usługi objętej Umową.

Świadczenie usługi obejmuje czynności organizacyjne wykonywane przed egzaminem, w dniu egzaminu oraz po jego zakończeniu.

W szczególności Organizator może wykonywać następujące czynności:

1. rezerwację miejsca egzaminacyjnego;
2. przygotowanie dokumentacji egzaminacyjnej;
3. przygotowanie list uczestników;
4. organizację komisji egzaminacyjnych;
5. organizację sal egzaminacyjnych;
6. przygotowanie harmonogramu egzaminu;
7. prowadzenie korespondencji organizacyjnej z Kandydatem;
8. przygotowanie materiałów informacyjnych;
9. przetwarzanie oraz przekazywanie danych w zakresie niezbędnym do organizacji egzaminu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami TELC;
10. wykonywanie innych czynności organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia egzaminu.

Poszczególne czynności organizacyjne wykonywane są sukcesywnie, zgodnie z harmonogramem organizacji danej sesji egzaminacyjnej.

Zakres oraz moment wykonania poszczególnych czynności zależą od terminu egzaminu, liczby Kandydatów oraz obowiązujących procedur telc gGmbH.

Organizator może odwołać sesję egzaminacyjną przed rozpoczęciem egzaminu, jeżeli przeprowadzenie egzaminu zgodnie z planem stało się niemożliwe lub nadmiernie utrudnione z przyczyn od niego niezależnych albo z przyczyn określonych w ust. 2.

Za przyczyny, o których mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:

1. niewystarczającą liczbę Kandydatów niezbędną do przeprowadzenia sesji egzaminacyjnej zgodnie z zasadami organizacyjnymi Organizatora oraz obowiązującymi procedurami TELC;
2. decyzje lub polecenia telc gGmbH, jednostki licencyjnej lub innych podmiotów uprawnionych do nadzorowania egzaminów TELC;
3. brak możliwości zapewnienia składu komisji egzaminacyjnej zgodnie z obowiązującymi procedurami TELC;
4. awarie techniczne uniemożliwiające przeprowadzenie egzaminu;
5. uszkodzenie lub niedostępność lokalu egzaminacyjnego;
6. decyzje organów administracji publicznej uniemożliwiające przeprowadzenie egzaminu;
7. inne okoliczności uniemożliwiające prawidłowe przeprowadzenie egzaminu zgodnie z obowiązującymi procedurami TELC.

Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia oraz niemożliwe do zapobieżenia pomimo zachowania należytej staranności, w szczególności:

1. działania wojenne;
2. akty terrorystyczne;
3. stan wojenny;
4. stan wyjątkowy;
5. klęski żywiołowe;
6. pożary;
7. powodzie;
8. trzęsienia ziemi;
9. epidemie lub pandemie;
10. długotrwałe przerwy w dostawie energii elektrycznej, systemów teleinformatycznych lub innych mediów niezbędnych do przeprowadzenia egzaminu;
11. inne zdarzenia o podobnym charakterze.

W przypadku odwołania egzaminu z przyczyn określonych w niniejszym paragrafie Organizator poinformuje Kandydatów o zaistniałej sytuacji niezwłocznie po uzyskaniu informacji o przeszkodzie, z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych przez Kandydata podczas rejestracji.

Kandydat zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o zmianie danych kontaktowych podanych podczas rejestracji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z podania nieaktualnych lub nieprawidłowych danych kontaktowych przez Kandydata.

W przypadku odwołania egzaminu, z uwzględnieniem okoliczności danej sprawy oraz obowiązujących procedur TELC, Organizator może:

1. zaproponować Kandydatowi udział w innej sesji egzaminacyjnej;
2. wyznaczyć nowy termin egzaminu;
3. zwrócić Kandydatowi wniesioną opłatę egzaminacyjną.

Zwrot opłaty egzaminacyjnej, o którym mowa w ust. 5 lit. c, nastąpi w terminie do 14 dni roboczych od dnia poinformowania Kandydata o odwołaniu egzaminu, chyba że Kandydat zaakceptuje inne rozwiązanie zaproponowane przez Organizatora.

Zwrot opłaty egzaminacyjnej dokonany zgodnie z ust. 6 wyczerpuje wszelkie roszczenia Kandydata wobec Organizatora wynikające z odwołania egzaminu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty pośrednie poniesione przez Kandydata w związku z planowanym udziałem w egzaminie, w szczególności za:

1. koszty podróży;
2. koszty noclegów;
3. koszty wyżywienia;
4. koszty urlopu lub nieobecności w pracy;
5. koszty dojazdu lokalnego
6. utracone korzyści;
7. inne wydatki pozostające poza opłatą egzaminacyjną.

Organizator ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W przypadku odwołania egzaminu Organizator, w miarę swoich możliwości organizacyjnych oraz z uwzględnieniem obowiązujących procedur TELC, będzie dążył do zaproponowania Kandydatom rozwiązania możliwie najlepiej uwzględniającego ich uzasadnione interesy.

Jeżeli Umowa została zawarta na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, do Umowy zawartej z Kandydatem będącym Konsumentem stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Prawo odstąpienia od Umowy oraz przypadki, w których prawo to nie przysługuje, określają przepisy ustawy o prawach konsumenta.

W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie do Umowy zawartej z Konsumentem stosuje się odpowiednie przepisy ustawy o prawach konsumenta oraz Kodeksu cywilnego.

Postanowienia niniejszego Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Kandydat ma prawo złożyć reklamację dotyczącą usług świadczonych przez Organizatora w związku z organizacją i przeprowadzeniem egzaminu TELC.

Reklamacja dotyczy wyłącznie okoliczności związanych z organizacją, przebiegiem lub realizacją usługi egzaminacyjnej świadczonej przez Organizatora.

Reklamacja nie może dotyczyć:

1. oceny prac egzaminacyjnych;
2. liczby przyznanych punktów;
3. wyniku egzaminu;
4. decyzji dotyczących przyznania poziomu językowego;
5. treści materiałów egzaminacyjnych;
6. sposobu oceniania egzaminu zgodnie z procedurami TELC,

ponieważ kwestie te podlegają wyłącznie procedurom obowiązującym w systemie TELC.

Organizator nie jest uprawniony do:

1. samodzielnej zmiany wyniku egzaminu;
2. ponownego oceniania prac egzaminacyjnych;
3. zmiany liczby przyznanych punktów;
4. wydawania decyzji dotyczących przyznanego poziomu językowego;
5. wydawania certyfikatów TELC;
6. ingerowania w treść lub sposób oceny egzaminu dokonywanej zgodnie z procedurami TELC.

Organizator działa jako licencjonowany ośrodek egzaminacyjny TELC i wykonuje czynności zgodnie z obowiązującymi procedurami TELC. Kompetencje Organizatora w zakresie wyników egzaminów oraz procesu oceniania określają obowiązujące procedury TELC. Organizator wykonuje wyłącznie czynności przewidziane tymi procedurami.

W przypadku otrzymania zgłoszenia dotyczącego spraw wskazanych w ust. 3 Organizator przekazuje Kandydatowi informacje wynikające z obowiązujących procedur TELC w zakresie pozostającym w kompetencji Organizatora.

Reklamacja może zostać złożona:

1. pisemnie;
2. drogą elektroniczną na adres e-mail Organizatora;
3. osobiście w siedzibie Organizatora.

Reklamacja powinna zawierać:

1. imię i nazwisko Kandydata;
2. dane kontaktowe;
3. datę egzaminu;
4. opis zgłaszanych okoliczności;
5. wskazanie żądania.

Brak wskazania żądania nie stanowi przeszkody do rozpatrzenia reklamacji, jeżeli z jej treści wynika przedmiot zgłoszenia.

Jeżeli reklamacja nie zawiera informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia, Organizator może zwrócić się do Kandydata o jej uzupełnienie.

Organizator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. W przypadku wezwania do uzupełnienia reklamacji termin biegnie od dnia otrzymania przez Organizatora wymaganych informacji.

Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga uzyskania informacji od telc gGmbH lub innego podmiotu uczestniczącego w organizacji egzaminów TELC, termin określony w ust. 9 ulega odpowiedniemu przedłużeniu do czasu uzyskania niezbędnych informacji, o czym Organizator poinformuje Kandydata.

Złożenie reklamacji nie wstrzymuje realizacji obowiązujących procedur egzaminacyjnych ani terminów wynikających z przepisów lub procedur TELC.

Samo wniesienie reklamacji nie stanowi podstawy do wstrzymania publikacji wyników egzaminu, wydania certyfikatu TELC ani wykonywania innych czynności realizowanych zgodnie z obowiązującymi procedurami TELC.

Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

1. Administratorem danych osobowych Kandydatów jest Smart Vision School Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

2. Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane w szczególności w celu:

1. przeprowadzenia procesu rejestracji, zawarcia oraz wykonania Umowy;
2. organizacji i przeprowadzenia egzaminu TELC;
3. wykonania obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa;
4. realizacji obowiązków wynikających z procedur TELC;
5. prowadzenia dokumentacji egzaminacyjnej;
6. rozpatrywania reklamacji;
7. dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Dane osobowe Kandydatów mogą być przekazywane podmiotom uczestniczącym w organizacji egzaminów TELC, w szczególności telc gGmbH z siedzibą w Bad Homburg (Niemcy), a także innym podmiotom, jeżeli obowiązek lub podstawa ich przekazania wynika z obowiązujących przepisów prawa lub procedur TELC.

4. Dane osobowe są przetwarzane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących procedur TELC, oraz przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Kandydatowi przysługują prawa wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz pozostałe prawa przewidziane obowiązującymi przepisami prawa, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z tych przepisów.

6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są w Polityce Prywatności Organizatora opublikowanej na stronie internetowej Organizatora.

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez Organizatora usług związanych z organizacją i przeprowadzaniem egzaminów TELC.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają:

1. obowiązujące przepisy prawa polskiego;
2. obowiązujące procedury i regulacje TELC;
3. odpowiednie postanowienia Kodeksu cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszym Regulaminem a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa pierwszeństwo mają przepisy prawa.

Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne albo niewykonalne, nie wpływa to na ważność ani skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.

Organizator może dokonywać zmian niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:

1. zmiany obowiązujących przepisów prawa;
2. zmiany procedur lub regulacji TELC;
3. zmiany sposobu organizacji egzaminów;
4. konieczności dostosowania Regulaminu do decyzji właściwych organów lub orzecznictwa;
5. konieczności doprecyzowania postanowień Regulaminu.

Do Umów zawartych przed wejściem w życie nowej wersji Regulaminu stosuje się Regulamin obowiązujący w dniu zawarcia Umowy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

Regulamin udostępniany jest Kandydatom nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie oraz odtworzenie w zwykłym toku czynności.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.